नकारात्मक पुष्टि
नकारात्मक पुष्टि एक पत्र या दस्तावेज है जो अनुरोध करता है कि प्राप्तकर्ता को केवल प्रेषक को जवाब देना चाहिए अगर संदेश की सामग्री के साथ कोई समस्या थी या प्राप्तकर्ता उस घटना से बाहर निकलना चाहता था जिसे पत्र ने संबोधित किया था।
नकारात्मक पुष्टि पत्र का उपयोग कई प्रकार की व्यावसायिक स्थितियों में किया जा सकता है और अक्सर वित्तीय सेवा उद्योग में उपयोग किया जाता है। संचार का उद्देश्य आने वाली प्रतिक्रियाओं की संख्या को कम करना है जो एक संगठन अपने ग्राहक आधार को भेजे गए पत्र के जवाब में प्राप्त करता है। एक नकारात्मक पुष्टि या नकारात्मक सहमति संचार स्थिति में, संदेश भेजने वाली कंपनी या इकाई को केवल "नहीं" वोटों से प्रतिक्रियाएं मिलती हैं, जैसा कि उनकी राय की परवाह किए बिना हर किसी से प्रतिक्रिया के विपरीत है।
एक नकारात्मक पुष्टि को समझना
नकारात्मक पुष्टिकरण अक्सर लेखा परीक्षकों द्वारा उपयोग किए जाते हैं और एक कंपनी के ग्राहकों के नमूने के लिए भेजे गए दस्तावेज़ को शामिल करते हैं, उन्हें केवल तभी जवाब देने के लिए कहते हैं जब उन्हें अपनी पुस्तकों और लेखा परीक्षित होने वाले वित्तीय विवरणों पर दर्ज खाते के बीच विसंगति का पता चलता है। आमतौर पर नकारात्मक पुष्टि का उपयोग तब किया जाता है जब किसी कंपनी के लेखांकन नियंत्रण में ऐतिहासिक रूप से बहुत कम त्रुटियां थीं और इसलिए इसे मजबूत माना जाता है। कंपनी को संख्याओं की दोबारा जांच करने और विसंगति होने पर केवल पुष्टि करने के लिए कहा जाता है।
एक सकारात्मक पुष्टि के विपरीत एक नकारात्मक पुष्टि को भेजना, जिसके लिए एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, समय की बचत कर सकता है जो अनुत्तरदायी प्राप्तकर्ताओं के साथ नज़र रखने और अनुवर्ती खर्च करने में खर्च करेगा। नकारात्मक पुष्टि केवल एक एकाउंटेंट के लिए एक तरीका है जिससे यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि दोनों कंपनियां समान संख्याओं की रिपोर्ट कर रही हैं।
चाबी छीन लेना
- नकारात्मक पुष्टि एक पत्र या दस्तावेज है जो अनुरोध करता है कि प्राप्तकर्ता को केवल प्रेषक को जवाब देना चाहिए अगर संदेश की सामग्री के साथ कोई समस्या थी या प्राप्तकर्ता उस घटना से बाहर निकलना चाहता था जिसे पत्र ने संबोधित किया था।
- नकारात्मक पुष्टि पत्र अक्सर वित्तीय सेवा उद्योग में उपयोग किए जाते हैं, जिसमें लेखाकार ग्राहक की वित्तीय जानकारी को सत्यापित करना चाहते हैं।
- नकारात्मक पुष्टि आने वाली प्रतिक्रियाओं की संख्या को कम करने में मदद करती है जो एक संगठन अपने ग्राहक आधार को भेजे गए पत्र के जवाब में प्राप्त करता है।
नकारात्मक पुष्टि के उदाहरण
नकारात्मक पुष्टिकरण में कई अनुप्रयोग होते हैं जिनमें लेखाकार और वित्तीय सेवा कंपनियां दोनों शामिल होती हैं।
कर्मचारी सेवानिवृत्ति योजना
नकारात्मक पुष्टि पत्र अक्सर 401 (के) योजनाओं के साथ भेजे जाते हैं जिनमें एक ऑटो-एस्केलेशन सुविधा होती है। ऑटो-एस्केलेशन के साथ, एक कर्मचारी की तनख्वाह का प्रतिशत योगदान देता है प्रत्येक वेतन अवधि में हर साल स्वचालित रूप से वृद्धि होती है।
बचत दर को स्वचालित रूप से बढ़ाने का उद्देश्य लोगों को सेवानिवृत्ति के लिए अधिक धन बचाने में मदद करना है। वृद्धि होने के एक महीने पहले या बाद में, रिकॉर्ड करने वाला एक नकारात्मक पुष्टि या नकारात्मक सहमति पत्र भेजता है। पत्र प्रतिभागी को सूचित करता है कि योगदान वृद्धि तब तक होगी जब तक कि भागीदार 401 (के) रिकॉर्डकीपर से संपर्क नहीं करता और अपनी वर्तमान योगदान दर को बनाए रखने के लिए वृद्धि से बाहर निकल जाता है।
राजस्व के लिए लेखांकन
कार निर्माता से बिक्री के लिए एक नकारात्मक अनुरोध का भी उपयोग किया जा सकता है। पुस्तकों के अनुसार, निर्माता ने कुल राजस्व में $ 6 मिलियन के लिए डीलरशिप को 200 कारें बेचीं। नकारात्मक पुष्टि पत्र में कहा गया है कि यदि $ 6 मिलियन का आंकड़ा सही था, तो उत्तर देने की कोई आवश्यकता नहीं है। हालांकि, यदि राजस्व राशि केवल $ 5 मिलियन थी, तो निर्माता को डीलरशिप की पुस्तकों में विसंगति के लेखाकार को सूचित करने की आवश्यकता होगी।
नकारात्मक पुष्टि यह कहने का एक पेशेवर तरीका है कि "जब तक कोई समस्या न हो, मुझे जवाब न दें।"
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