डिजिटल लेन-देन प्रबंधन (DTM)
डिजिटल ट्रांजेक्शन मैनेजमेंट (DTM) व्यवसायिक समझौतों को तेज, सटीक और सुरक्षित तरीके से प्रबंधित करने के लिए कागज के बजाय कंप्यूटर सिस्टम का उपयोग करता है। DTM एक 100% डिजिटल क्लाउड-आधारित सेवा है, जो अनुबंधों पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया को तेज करती है और गलतियों की संख्या को कम करती है जो दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर किए जाने के बजाय तुरंत ऑनलाइन हस्ताक्षरित और प्रसारित किए जा सकते हैं, शारीरिक रूप से हस्ताक्षरित होने के बजाय। स्कैन और ईमेल, या डाक द्वारा लौटाया गया।
डिजिटल लेनदेन प्रबंधन (DTM) को तोड़ना
DTM तकनीक डिजिटल हस्ताक्षर बनाती है जो अत्यधिक सुरक्षित और प्रमाणित होते हैं, जिससे वे पारंपरिक हस्ताक्षर की तुलना में अधिक कानूनी रूप से लागू होते हैं। इसके अलावा, क्योंकि यह क्लाउड आधारित है, DTM व्यवसायों को मुख्य दस्तावेजों तक पहुंचने और कभी भी, कहीं भी और किसी भी डिवाइस पर व्यापार करने की अनुमति देता है।
डिजिटल लेन-देन प्रबंधन लाभ
डीटीएम लेनदेन के समय को कम करके और ग्राहकों के अनुभव में सुधार करके संगठनों को लाभान्वित करता है। DTM के लिए उद्योग मानक को xDTM कहा जाता है, और इसमें गोपनीयता, सुरक्षा, सार्वभौमिकता, मापनीयता, उपलब्धता, प्रवर्तनीयता, खुलेपन और अनुपालन की आवश्यकताएं होती हैं। मुख्य सूचना अधिकारी (सीआईओ) और डॉक्यूमेंटसाइन, माइक्रोसॉफ्ट, फेडेक्स, इंटेल और यूपीएस जैसी कंपनियों के अधिकारी इस मानक को प्रबंधित करने में मदद करते हैं। DTM को विभिन्न क्षेत्रों में चिकित्सकों से लेकर वकीलों से लेकर सरकारी कर्मचारियों तक के लिए सर्वोत्तम अभ्यास बनाने और लागू करने के लिए उद्योग विशेषज्ञों की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, जब DTM का उपयोग स्वास्थ्य देखभाल सेटिंग में किया जाता है, तो गोपनीयता मानक सर्वोपरि हो सकता है, जबकि वित्त में, सुरक्षा मानक शीर्ष बिलिंग हो सकता है।
एक व्यवसाय का हर पहलू डीटीएम के लाभों को पुनः प्राप्त कर सकता है।
- बिक्री में, इसका उपयोग क्षतिपूर्ति समझौतों, रेफरल समझौतों, नए ग्राहक पंजीकरण और नियमों और शर्तों के समझौतों के लिए किया जा सकता है।
- मानव संसाधन विभाग इसका इस्तेमाल नए भाड़े के कागजी कार्रवाई, नॉनडॉक्सक्लोजर एग्रीमेंट और पेरोल फॉर्म के लिए कर सकते हैं।
- वित्त विभाग इसका उपयोग चालान प्रसंस्करण, परिसंपत्ति हस्तांतरण, और सेवानिवृत्ति खातों के लिए कर सकते हैं।
- आईटी में, इसका उपयोग एक्सेस प्रबंधन और रखरखाव प्राधिकरण के लिए किया जा सकता है।
- अनुबंध प्रबंधन और आंतरिक अनुपालन के लिए कानूनी दल DTM का उपयोग कर सकते हैं।
- अधिप्राप्ति कर्मचारी इसका उपयोग क्रय आदेशों और कार्यों के विवरणों के लिए कर सकते हैं।
व्यवहार में डिजिटल लेनदेन प्रबंधन
व्यवसाय अधिक आसानी से DTM को अपना सकते हैं यदि वे अपनी मौजूदा कागज प्रक्रियाओं को शुरू से अंत तक पूरी तरह से डिजिटल प्रक्रियाओं में बदल देते हैं। पेपर-आधारित प्रक्रियाएं, जबकि कई उपयोगकर्ताओं के लिए अधिक परिचित और आरामदायक, उतनी सुरक्षित या विश्वसनीय नहीं हैं जितनी कुछ उपयोगकर्ता सोचते हैं। कागज के दस्तावेज खो सकते हैं, वे बहुत सुरक्षित नहीं हैं और उन्हें नियंत्रित करना मुश्किल हो सकता है। एक कंपनी किसी एकल विभाग में DTM को लागू करने या इसे कंपनी-व्यापी लागू करने का विकल्प चुन सकती है।
डीटीएम बाजार में डॉक्यूमेंटसाइन, एडोब और वास्को डेटा सिक्योरिटी (पूर्व में सिलानी) तीन प्रमुख खिलाड़ी हैं। सभी डिजिटल हस्ताक्षर में विशेषज्ञ हैं। अन्य प्रमुख डीटीएम कंपनियों में बॉक्स शामिल हैं, जो क्लाउड स्टोरेज, टीम सहयोग और व्यवसायों के लिए वर्कफ़्लो स्वचालन प्रदान करता है; फ़्लिक्स, जो फ़ाइलों को संग्रहीत करता है, दस्तावेज़ सहयोग की सुविधा देता है, और ई-हस्ताक्षरों की पेशकश के अलावा, कागज़ात दस्तावेज़ों को डिजिटल फ़ाइलों में परिवर्तित करता है; और MiForms, जो कर्मचारियों को क्षेत्र में डेटा, जीपीएस, फोटो, बारकोड और हस्ताक्षर एकत्र करने में मदद करता है। कई अन्य DTM कंपनियां हैं, इसलिए संभावित उपयोगकर्ताओं को लागत और सुविधाओं की तुलना करनी चाहिए, जो अक्सर बदलते रहते हैं। कुछ कंपनियां छोटे व्यवसायों को पूरा करती हैं, जबकि अन्य उद्यम-स्तर के समाधान पर ध्यान केंद्रित करती हैं। पशु चिकित्सक प्रदाताओं का एक आसान तरीका यह है कि वे किसको ग्राहक के रूप में सूचीबद्ध करते हैं।
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