वाउचर
एक वाउचर एक देयता के भुगतान को अनुमोदित करने के लिए आवश्यक सभी सहायक दस्तावेजों को इकट्ठा करने और फाइल करने के लिए कंपनी के खातों के देय विभाग द्वारा उपयोग किया जाने वाला एक दस्तावेज है। वाउचर एक आंतरिक लेखा नियंत्रण है, जो यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक भुगतान ठीक से अधिकृत हो और खरीदे गए सामान या सेवाएं वास्तव में प्राप्त हों।
ब्रेकिंग डाउन वाउचर
प्रत्येक व्यवसाय कंपनी के नियमित लेखांकन कार्यों में से प्रत्येक के लिए लिखित प्रक्रियाओं को बनाए रखता है। एक कार्य विक्रेता के चालान को मंजूरी देने और भुगतान करने की प्रक्रिया है, और कुछ दस्तावेजों की प्रतियों को प्रत्येक भुगतान का समर्थन करना चाहिए।
वाउचर के उदाहरण
मान लें कि एक रेस्तरां विक्रेताओं से हर कुछ दिनों में मांस और मछली मंगवाता है। रेस्तरां प्रबंधक 30 पाउंड मांस के लिए एक खरीद आदेश भरता है, और मालिक शिपमेंट को अनुमोदित करने के लिए खरीद आदेश को आरंभ करता है। जब शिपमेंट प्राप्त होता है, तो शिपमेंट की सामग्री की खरीद आदेश के साथ तुलना की जाती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि शिपमेंट क्या ऑर्डर किया गया था। रेस्तरां प्रक्रिया को दस्तावेज करने के लिए एक शिपिंग रसीद पूरी करता है, और शिपिंग रसीद की तुलना विक्रेता के चालान के साथ की जाती है।
वाउचर में एक कवर पेज शामिल होता है जो प्रत्येक अनुलग्नक की व्याख्या करता है। खरीद आदेश, शिपिंग रसीद और चालान वाउचर से जुड़े होते हैं। चेक पर हस्ताक्षर करने से पहले मालिक सभी वाउचर जानकारी की समीक्षा करता है। वाउचर लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सामान्य खाता बही खातों को भी सूचीबद्ध कर सकता है। रेस्तरां, उदाहरण के लिए, भुगतान को रिकॉर्ड करने के लिए मांस इन्वेंट्री खाते और डेबिट (कमी) नकद खाते को क्रेडिट (बढ़ा) सकता है।
कैसे वाउचर एक लेखा परीक्षा का समर्थन करते हैं
जब कोई ऑडिट किया जाता है तो कंपनी के वाउचर सबूत के प्रमुख स्रोत के रूप में काम करते हैं। एक ऑडिटर यह निर्धारित करने के लिए प्रक्रियाओं का एक सेट करता है कि क्या वित्तीय विवरण सामग्री के दुरुपयोग से मुक्त हैं। एक वाउचर दस्तावेज जो खरीदे गए सामान वास्तव में प्राप्त किए गए थे, जो ऑडिटर के दावे का समर्थन करता है कि वित्तीय विवरणों में पोस्ट किए गए सामान और सेवाएं वास्तव में मौजूद हैं। वाउचर विक्रेताओं को फर्म के नकद भुगतान और लेनदेन को पोस्ट करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सामान्य खाता बही के दस्तावेजों को भी सही ठहराता है।
फ्रॉड प्रिवेंशन में फैक्टरिंग
वाउचर प्रणाली का उपयोग करने से कंपनी की संपत्ति की चोरी करने वाले कर्मचारियों के जोखिम में कमी आती है। कर्मचारी चोरी को रोकने के लिए व्यवसाय कर्तव्यों के अलगाव की अवधारणा का उपयोग करते हैं, जिसका अर्थ है कि संगठन के भीतर विभिन्न लोगों को महत्वपूर्ण कार्य सौंपे जाते हैं। रेस्तरां के उदाहरण का उपयोग करते हुए, प्रबंधक खरीद आदेश को भरता है, मालिक आदेश को मंजूरी देता है और एक तीसरा पक्ष विक्रेता चालान के साथ प्राप्त वस्तुओं की तुलना करता है। वाउचर दस्तावेज जो कार्यों को तीन अलग-अलग लोगों द्वारा किया जाता है और एक पेपर ट्रेल बनाता है ताकि एक ऑडिटर पुष्टि कर सके कि कर्तव्यों को ठीक से अलग किया गया है।
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