प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP)
प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध (आरएफपी) एक व्यावसायिक दस्तावेज है जो एक परियोजना के बारे में घोषणा करता है और विवरण प्रदान करता है, साथ ही साथ ठेकेदारों से बोली भी लगाता है जो परियोजना को पूरा करने में मदद करेगा। अधिकांश संगठन RFPs का उपयोग करना पसंद करते हैं, और, कई मामलों में, सरकारें केवल प्रस्ताव के लिए अनुरोध का उपयोग करती हैं। एक विशिष्ट कार्यक्रम के प्रस्ताव के लिए अनुरोध के लिए कंपनी को अपनी व्यवहार्यता, बोली लगाने वाली कंपनी के स्वास्थ्य और बोली लगाने की क्षमता का परीक्षण करने के लिए बोलियों की समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है।
चाबी छीन लेना
- प्रस्ताव के लिए अनुरोध एक संगठन द्वारा पोस्ट की गई परियोजना धन घोषणा है, जिसके लिए कंपनियां बोली लगाती हैं।
- RFP बोली प्रक्रिया और अनुबंध की शर्तों को रेखांकित करता है और गाइड करता है कि बोली को कैसे स्वरूपित किया जाना चाहिए।
- आरएफपी मुख्य रूप से सरकारी एजेंसियों द्वारा सबसे कम संभव बोली प्राप्त करने के लिए उपयोग किया जाता है।
- RFPs अनुरोध करने वाली कंपनी को कई बोली लगाने वालों को प्राप्त करने की अनुमति देता है।
प्रस्ताव के लिए समझ (RFP)
RFPs बोली प्रक्रिया और अनुबंध की शर्तों को रेखांकित करते हैं, और बोलियाँ कैसे स्वरूपित और प्रस्तुत की जानी चाहिए, इस पर मार्गदर्शन प्रदान करते हैं। वे आम तौर पर जटिल परियोजनाओं के लिए आरक्षित हैं। ये अनुरोध परियोजना की प्रकृति और मूल्यांकन मानदंडों का खुलासा करते हैं कि प्रस्ताव कैसे वर्गीकृत किए जाते हैं। अनुरोधों में काम का एक बयान शामिल हो सकता है, जीतने वाले बोलीदाता द्वारा किए जाने वाले कार्यों का वर्णन करना और समाप्त काम प्रदान करने के लिए एक समयरेखा। वे जारी करने वाले संगठन और उसके व्यवसाय की रेखा के बारे में जानकारी भी शामिल करते हैं।
RFPs प्रस्ताव तैयार करने के तरीके पर भी बोली लगाने वालों का मार्गदर्शन करते हैं। वे बोलीदाता को किस सूचना और वांछित प्रारूप को शामिल करना चाहिए, इस निर्देश को रेखांकित कर सकते हैं।
यह प्रस्ताव अधिक विस्तृत नहीं होना चाहिए क्योंकि यह ठेकेदार की रचनात्मकता में बाधा बन सकता है, और यह इतना अस्पष्ट नहीं होना चाहिए कि ठेकेदार को छोड़ दिया जाए।
आरएफपी के बहुमत सरकारी एजेंसियों और सार्वजनिक क्षेत्र में शामिल अन्य लोगों द्वारा प्रस्तुत किए जाते हैं। प्रक्रिया को निष्पक्ष बनाने के लिए उन्हें आम तौर पर निजी कंपनियों के बीच प्रतिस्पर्धा खोलने की आवश्यकता होती है। लागत कम रखने के लिए, ये एजेंसियां सुनिश्चित करना चाहती हैं कि उन्हें सबसे कम और सबसे अधिक प्रतिस्पर्धी बोली मिले।
एक संगठन एक RFP को लागू करने का कारण कई बोलियां प्राप्त कर सकता है। मांग करने वाला संगठन कई बोलीदाताओं और दृष्टिकोणों से लाभान्वित हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक व्यवसाय जो कागज-आधारित प्रणाली से अपनी रिपोर्टिंग प्रक्रिया को कंप्यूटर-आधारित प्रणाली में बदलना चाहता है, वह हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर और उपयोगकर्ता प्रशिक्षण के प्रस्ताव को नए व्यवसाय में स्थापित करने और एकीकृत करने के लिए अनुरोध कर सकता है।
प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध के लिए आवश्यकताएँ
सरकारी एजेंसियों या अन्य संस्थाओं को समाधान की लागत को कम करने के लिए पूर्ण और खुली प्रतियोगिता प्रदान करने के प्रस्तावों के लिए अनुरोध जारी करने की आवश्यकता हो सकती है। विशिष्टताओं के लिए सबसे अधिक उत्तरदायी एक प्रस्ताव को स्वीकार करना हमेशा सबसे कम कीमत वाली बोली का मतलब नहीं हो सकता है।
कुशलता से प्रस्ताव के लिए अनुरोध बनाने से परिणामी समाधान की सफलता या विफलता तय हो सकती है। यदि निर्दिष्ट आवश्यकताएं बहुत अधिक अस्पष्ट हैं, तो बोलीदाता समस्या के लिए एक पूर्ण समाधान डिजाइन और कार्यान्वित नहीं कर सकता है। यदि आवश्यकताएं बहुत विस्तृत और प्रतिबंधात्मक हैं, तो बोलीदाताओं की रचनात्मकता और नवीनता सीमित हो सकती है।
RFP प्रक्रिया प्रस्ताव के अनुरोध के प्रारूपण के साथ शुरू होती है। बोलीदाताओं ने याचना की समीक्षा की और सुधार के लिए सुझाव प्रस्तुत किए। प्रतिक्रिया को लागू करने के बाद, प्रस्ताव के लिए अंतिम अनुरोध जारी किया जाता है। बोलीदाता तब अपने प्रस्ताव प्रस्तुत करते हैं। ग्राहक बोलीदाताओं के एक छोटे समूह का चयन करता है और मूल्य निर्धारण और तकनीकी विवरण पर बातचीत में प्रवेश करता है। ग्राहक शेष बोलीदाताओं को अनुबंध देने से पहले एक सर्वश्रेष्ठ और अंतिम प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए कह सकता है। इस मुद्दे को सबसे अच्छा समाधान प्रदान करने वाली कंपनी को अनुबंध प्रस्तुत किया जाता है।
प्रस्ताव के अनुरोध का उदाहरण
उदाहरण के लिए, संघीय रेल प्रशासन, उच्च गति वाली रेल प्रणाली के वित्त, डिजाइन, निर्माण, संचालन और रखरखाव के प्रस्तावों के लिए अनुरोध जारी करता है। इच्छुक पक्ष दस्तावेज़ में उल्लिखित आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए प्रस्ताव प्रस्तुत करते हैं। समय सीमा प्राप्त प्रस्तावों के आधार पर, परिवहन विभाग प्रस्तावों की आगे की समीक्षा और विकास के लिए आयोगों की स्थापना करता है। डीओटी अपने लक्ष्यों को शामिल करने के प्रस्ताव को चुनता है और कंपनी को काम पूरा करने के लिए काम पर रखता है।
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