आवधिक इन्वेंटरी बनाम सदा सूची: क्या अंतर है?

समय-समय पर और सतत इन्वेंट्री सिस्टम दो विपरीत लेखा पद्धतियां हैं जो व्यवसायों द्वारा उपलब्ध उत्पादों की मात्रा को ट्रैक करने के लिए उपयोग करते हैं। कुल मिलाकर, सतत इन्वेंट्री सिस्टम आवधिक प्रणाली पर कई लाभ प्रदान करता है और अब सभी प्रमुख खुदरा विक्रेताओं द्वारा इसका उपयोग किया जाता है। हालांकि, एक छोटे व्यवसाय के मालिक को अभी भी इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि क्या एक सतत इन्वेंट्री सिस्टम को स्थापित करने के लाभ अतिरिक्त व्यय से आगे निकल जाएंगे।

आवधिक इन्वेंटरी

आवधिक प्रणाली इन्वेंट्री के स्तर और बेची गई वस्तुओं की लागत (सीओजीएस) को मापने के लिए एक सामयिक भौतिक गणना का उपयोग करती है। मर्चेंडाइज की खरीदारी खरीद खाते में दर्ज की जाती है। इन्वेंट्री खाते और माल की बिक्री की लागत एक निर्धारित अवधि के अंत में अपडेट की जाती हैं - यह महीने में एक बार, एक बार एक चौथाई या साल में एक बार हो सकता है। बेचे गए माल की लागत एक महत्वपूर्ण लेखांकन मीट्रिक है, जो राजस्व से घटाए जाने पर, कंपनी के सकल मार्जिन को दर्शाता है।

आवधिक सूची प्रणाली के तहत बेचे जाने वाले सामानों की लागत की गणना निम्नानुसार की जाती है:

इन्वेंटरी बैलेंस की शुरुआत + इन्वेंटरी खरीद की लागत - इन्वेंटरी समाप्त होने की लागत = माल बेचने की लागत

चूंकि व्यवसाय अक्सर उत्पादों को हजारों में ले जाते हैं, इसलिए भौतिक गणना करना कठिन और समय लेने वाला हो सकता है। एक कार्यालय आपूर्ति स्टोर के मालिक होने की कल्पना करें और स्टॉक में प्रत्येक बॉलपॉइंट पेन को गिनने और रिकॉर्ड करने की कोशिश करें। अब एक कार्यालय की आपूर्ति श्रृंखला के लिए गुणा करें। इन कारणों से, कई कंपनियां केवल एक तिमाही में या एक बार एक वर्ष में एक बार शारीरिक गणना करती हैं। एक आवधिक प्रणाली के तहत कंपनियों के लिए, इसका मतलब है कि माल की बिक्री की सूची और लागत आवश्यक रूप से बहुत ताजा या सटीक नहीं हैं।

लगातार सूची

इसके विपरीत, जब भी कोई उत्पाद प्राप्त होता है या बेचा जाता है, तो सतत प्रणाली लगातार इन्वेंट्री बैलेंस का ट्रैक रखती है। खरीद और रिटर्न तुरंत इन्वेंट्री खाते में दर्ज किए जाते हैं। जब तक कोई चोरी या क्षति नहीं होती है, तब तक इन्वेंट्री खाता शेष सटीक होना चाहिए। प्रत्येक विक्रय किए जाने के साथ ही बेचे गए माल की लागत भी लगातार अपडेट होती रहती है। केंद्रीय डेटाबेस के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजे गए अपडेट का उपयोग करके वास्तविक समय में इन्वेंट्री को ट्रैक करने के लिए स्थायी इन्वेंट्री सिस्टम डिजिटल तकनीक का उपयोग करते हैं।

एक सतत स्टोरेज सिस्टम का उपयोग करके किराने की दुकान पर, जब बारकोड वाले उत्पादों को स्वाइप किया जाता है और भुगतान किया जाता है, तो सिस्टम डेटाबेस में इन्वेंट्री स्तर को स्वचालित रूप से अपडेट करता है।

मुख्य अंतर

आवधिक इन्वेंट्री अकाउंटिंग सिस्टम आमतौर पर एक स्थायी प्रणाली का समर्थन करने के लिए प्रौद्योगिकी और कर्मचारियों को प्राप्त करने के खर्च के कारण छोटे व्यवसायों के लिए बेहतर अनुकूल हैं। कार डीलरशिप या आर्ट गैलरी जैसे व्यवसाय, बिक्री की मात्रा कम होने और मैन्युअल रूप से ट्रैकिंग इन्वेंट्री के सापेक्ष आसानी के कारण आवधिक प्रणाली के लिए बेहतर हो सकते हैं। हालांकि, हाल ही में भौतिक सूची की गिनती नहीं होने की अवधि के दौरान बेची गई वस्तुओं या इन्वेंट्री बैलेंस की लागत के बारे में सटीक जानकारी का अभाव व्यावसायिक निर्णयों में बाधा बन सकता है।

उच्च बिक्री की मात्रा और कई खुदरा दुकानों (जैसे किराने की दुकानों या फार्मेसियों) के साथ कारोबार को नियमित इन्वेंट्री सिस्टम की आवश्यकता होती है। सतत इन्वेंट्री सिस्टम के तकनीकी पहलू के कई फायदे हैं जैसे इन्वेंट्री से संबंधित त्रुटियों को आसानी से पहचानने की क्षमता। स्थायी प्रणाली व्यक्तिगत इकाई स्तर पर बड़े पैमाने पर सभी लेनदेन दिखा सकती है। स्थायी प्रणाली के तहत, प्रबंधक विभिन्न स्थानों पर हाथों पर सामानों की मात्रा के बारे में स्पष्ट जानकारी के साथ खरीदारी का उचित समय निर्धारित करने में सक्षम हैं। इन्वेंट्री स्तरों के अधिक सटीक ट्रैकिंग होने से चोरी जैसी समस्याओं की निगरानी का एक बेहतर तरीका भी उपलब्ध होता है।

• आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम इन्वेंट्री के स्तर और बेची गई वस्तुओं की लागत (सीओजीएस) को मापने के लिए एक सामयिक भौतिक गणना का उपयोग करता है।
• जब भी कोई उत्पाद प्राप्त होता है या बेचा जाता है, तो क्रमिक प्रणाली निरंतर रूप से इन्वेंट्री बैलेंस का ट्रैक रखती है।
• आवधिक इन्वेंट्री अकाउंटिंग सिस्टम आमतौर पर छोटे व्यवसायों के लिए बेहतर होते हैं, जबकि उच्च बिक्री की मात्रा और कई खुदरा दुकानों (जैसे किराने की दुकानों या फार्मेसियों) के साथ व्यवसायों को सतत इन्वेंट्री सिस्टम की आवश्यकता होती है।