भुगतान करने के लिए खरीदें
खरीद-से-भुगतान एक एकीकृत प्रणाली है जो किसी व्यवसाय के लिए वस्तुओं और सेवाओं की खरीद प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करती है। सिस्टम ने अपना नाम कमाया क्योंकि यह सामान की खरीद से लेकर विक्रेता के भुगतान तक अधिग्रहण के सभी पहलुओं को संभालता है। खरीद-से-भुगतान के लिए प्रमुख लाभ दक्षता, लागत बचत और बढ़ी हुई वित्तीय और खरीद दृश्यता हैं।
परचेज-टू-पे को समझना
खरीद-से-भुगतान प्रणाली आवश्यक होने के साथ शुरू होती है, खरीद के लिए आगे बढ़ती है, और भुगतान के साथ समाप्त होती है। अनुरोध करना औपचारिक रूप से किसी सेवा, वस्तु या उत्पाद को खरीदने के अनुरोध के साथ अनुरोध करने की प्रक्रिया है। माल या सेवा प्राप्त होने पर खरीद होती है। भुगतान किए जाने पर सिस्टम समाप्त हो जाता है।
चाबी छीन लेना
- खरीद-से-भुगतान माल की खरीद से लेकर विक्रेता के भुगतान तक के कारोबार के लिए एक पूर्ण खरीद प्रणाली है।
- परचेज-टू-पे को पी 2 पी, प्रोक्योर-टू-पे, ई-प्रोक्योरमेंट या रीक-टू-चेक भी कहा जाता है।
- खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया स्वचालित है, लागत बचाता है, और जोखिम कम करता है।
- खरीद-दर-भुगतान विक्रेता के भुगतान को गति देने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है क्योंकि यह उन कंपनियों के हितों में नहीं है जो यथासंभव लंबे समय तक अपने नकदी पर पकड़ रखना चाहते हैं।
- खरीद-टू-पे सिस्टम दक्षता और वित्तीय नियंत्रण को बेहतर बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
खरीद-दर-भुगतान क्रय प्रक्रिया को अनुकूलित करने का प्रयास करता है, जिससे बेहतर वित्तीय नियंत्रण और दक्षता के माध्यम से संगठन को लाभ होता है। यह सुव्यवस्थित, एकीकृत प्रणाली लागतों को बचाता है और जोखिम को कम करता है। एक विशिष्ट खरीद-से-भुगतान प्रणाली में पांच चरण और पूर्णता के लिए आवश्यकताएं शामिल हैं:
- कैटलॉग : पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं से कैटलॉग खरीद-से-भुगतान प्रणाली में पहली आवश्यकता है।
- खरीदारी की आवश्यकताएं : एक बार किसी उत्पाद को किसी कैटलॉग से चुनने के बाद, खरीदार उचित प्रबंधक को खरीदारी की आवश्यकता भेजता है।
- खरीद आदेश वर्कफ़्लो : एक खरीद ऑर्डर प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किए जाने के बाद खरीद आदेश उत्पन्न होता है।
- इनवॉइसिंग : यह खरीद-से-भुगतान प्रणाली का एक महत्वपूर्ण घटक है क्योंकि इनवॉइस का मैन्युअल प्रसंस्करण एक बेहद श्रमसाध्य और समय लेने वाली प्रक्रिया है। स्वचालित चालान प्रसंस्करण से समय और धन की बचत होती है और इसमें एक सामंजस्य सुविधा शामिल होती है जो चालान के खरीद आदेशों से मेल खाती है।
- भुगतान : एक बार भुगतान के लिए चालान स्वीकृत होने के बाद, कंपनी के खातों में देय प्रणाली में एक फ़ाइल बन जाती है। अनुमोदित इनवॉइस के परिणामस्वरूप आपूर्तिकर्ता को भुगतान की अवधि समाप्त हो जाती है, जिसके लिए आपूर्तिकर्ता ने क्रेडिट बढ़ाया है।
खरीद-से-भुगतान प्रणाली का उद्देश्य भुगतान प्रक्रिया को गति देना नहीं है। हालांकि यह एक प्रशंसनीय उद्देश्य होगा, वास्तविकता यह है कि यह अधिकांश कंपनियों के लिए प्राथमिकता नहीं होगी क्योंकि बिलों का तेजी से भुगतान करने से उनके स्वयं के नकदी प्रवाह के समय को प्रभावित होगा। बल्कि, खरीद-से-भुगतान प्रणाली का लक्ष्य दक्षता और वित्तीय नियंत्रण में सुधार करना है क्योंकि वित्त विभाग समय-समय पर अपनी उंगलियों पर डेटा खरीद रहे हैं।
तेजी से तथ्य
खरीद-से-भुगतान प्रणाली स्वचालित प्रक्रियाएं हैं जो श्रम लागत को कम करती हैं और सटीकता बढ़ाती हैं।
खरीद-से-भुगतान प्रणालियों के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं में ठोस प्रौद्योगिकी शामिल है जो एक एकल संपर्क बिंदु का उपयोग करती है, जैसे कि एक आपूर्तिकर्ता पोर्टल, कैटलॉग और खरीद चैनलों में जटिलता कम हो जाती है, और शीर्ष प्रबंधन से समर्थन मिलता है। यह इस बात पर मुख्य डेटा प्रदान कर सकता है कि कितना खर्च हो रहा है, किन उत्पादों या सेवाओं को प्राप्त किया जा रहा है, और वितरण समय।
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