बीजक
एक चालान एक व्यावसायिक दस्तावेज है जो खरीदार और विक्रेता के बीच लेनदेन को आइटम करता है और रिकॉर्ड करता है। यदि सामान या सेवाओं को क्रेडिट पर खरीदा गया था, तो चालान आमतौर पर सौदे की शर्तों को निर्दिष्ट करता है और भुगतान के उपलब्ध तरीकों के बारे में जानकारी प्रदान करता है। चालान के प्रकार में रसीद, बिक्री का बिल, डेबिट नोट या बिक्री चालान शामिल हो सकते हैं।
कंपनियां सभी बकाया लेनदेन के लिए चालान के रूप में एक महीने के अंत का विवरण भेजने का विकल्प चुन सकती हैं। यदि यह मामला है, तो कथन को इंगित करना चाहिए कि बाद में कोई चालान नहीं भेजा जाएगा। ऐतिहासिक रूप से, कागज़ पर चालान दर्ज किए गए हैं, अक्सर कई प्रतियां उत्पन्न होती हैं ताकि खरीदार और विक्रेता प्रत्येक के पास अपने स्वयं के रिकॉर्ड के लिए लेनदेन का रिकॉर्ड हो। वर्तमान में, कंप्यूटर जनित चालान काफी सामान्य हैं। उन्हें डिमांड पर कागज पर मुद्रित किया जा सकता है या लेनदेन के दलों को ईमेल द्वारा भेजा जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड विशेष लेनदेन या विशिष्ट तिथियों की आसान खोज और छँटाई के लिए भी अनुमति देते हैं।
एक प्रो-फ़ॉर्मा चालान एक बाध्यकारी समझौता है, हालांकि बिक्री की शर्तें परिवर्तन के अधीन हैं।
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एक मूल बातें की मूल बातें
एक चालान में यह बताना होगा कि यह बिल के चेहरे पर एक चालान है। इसमें आमतौर पर एक विशिष्ट पहचानकर्ता होता है जिसे इनवॉइस नंबर कहा जाता है जो आंतरिक और बाहरी संदर्भ के लिए उपयोगी होता है। एक चालान में आमतौर पर विक्रेता या सेवा प्रदाता के लिए संपर्क जानकारी होती है, जिसमें बिलिंग से संबंधित कोई त्रुटि होती है।
भुगतान शर्तों को इनवॉइस पर उल्लिखित किया जा सकता है, साथ ही किसी भी छूट, प्रारंभिक भुगतान विवरण या देरी से भुगतान के लिए वित्त शुल्क से संबंधित जानकारी। यह किसी वस्तु की इकाई लागत, खरीदी गई कुल इकाइयां, माल ढुलाई, हैंडलिंग, शिपिंग, और संबद्ध कर शुल्क भी प्रस्तुत करता है और यह कुल राशि बकाया है।
एक प्रो फॉर्मा चालान माल की शिपमेंट या डिलीवरी से पहले खरीदारों को भेजा जाने वाला प्रारंभिक बिल है। इनवॉइस आमतौर पर खरीदी गई वस्तुओं और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी जैसे शिपिंग वजन और परिवहन शुल्क का वर्णन करेगा। प्रो फॉर्मा चालान अक्सर अंतरराष्ट्रीय लेनदेन के साथ आते हैं, विशेष रूप से आयात पर सीमा शुल्क उद्देश्यों के लिए।
आपको हमेशा अपने इनवॉइस और प्राप्तियों की एक प्रतिलिपि बनाए रखनी चाहिए - दोनों कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक रूप में - कर उद्देश्यों के लिए।
चालान की तारीख का महत्व
इनवॉइस तिथि आधिकारिक तिथि का प्रतिनिधित्व करती है जिसमें माल का बिल दिया गया है और लेनदेन आधिकारिक तौर पर दर्ज किया गया है। इसलिए, चालान तिथि में भुगतान के बारे में आवश्यक जानकारी होती है, क्योंकि यह क्रेडिट अवधि और बिल की देय तिथि को निर्धारित करता है। यह विशेष रूप से क्रेडिट की पेशकश करने वाली संस्थाओं के लिए महत्वपूर्ण है, जैसे कि शुद्ध 30। चालान की वास्तविक देय तिथि आमतौर पर चालान की तारीख के 30 दिन बाद होती है।
ई-चालान
कंप्यूटर युग के आगमन के बाद से, लोगों और व्यवसायों ने पेपर दस्तावेजों के विकल्प के रूप में इलेक्ट्रॉनिक चालान पर भरोसा करना आसान पाया है। इलेक्ट्रॉनिक चालान, या ई-चालान, इलेक्ट्रॉनिक बिलिंग का एक रूप है जो पार्टियों के बीच लेनदेन से संबंधित दस्तावेजों को उत्पन्न करने, संग्रहीत करने और निगरानी करने और उनके समझौतों की शर्तों को पूरा करने के लिए सुनिश्चित करता है।
इन ई-दस्तावेजों में चालान और रसीदें, खरीद आदेश, डेबिट और क्रेडिट नोट, भुगतान की शर्तें और निर्देश और प्रेषण पर्ची शामिल हो सकती हैं। डिजिटल चालान आम तौर पर ईमेल, वेब पेज या ऐप के माध्यम से भेजे जाते हैं। लाभ में निम्नलिखित शामिल हैं:
- स्थायी और शारीरिक क्षति के लिए प्रतिरोध
- विशिष्ट नामों, पदों या तिथियों की खोज और क्रमबद्धता में आसानी
- बढ़ी हुई श्रव्यता
- मांग पर मुद्रित या पुन: पेश करने की क्षमता
- डेटा संग्रह और व्यापार खुफिया की क्षमता
- कागज के उपयोग में कमी
ई-चालान में कई प्रौद्योगिकियां और प्रवेश विकल्प शामिल हैं और किसी भी विधि का वर्णन करने के लिए एक सामान्य शब्द के रूप में उपयोग किया जाता है जिसके द्वारा भुगतान के लिए एक चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप से एक ग्राहक को प्रस्तुत किया जाता है। कई ई-चालान मानकों, जैसे EDIFACT और UBL, को गोद लेने और दक्षता प्रदान करने के लिए दुनिया भर में विकसित किया गया है।
चाबी छीन लेना
- एक चालान एक व्यावसायिक दस्तावेज है जो खरीदार और विक्रेता के बीच लेनदेन को आइटम करता है और रिकॉर्ड करता है।
- एक दुकान से एक कागज रसीद एक आम उपभोक्ता चालान है।
- चालान आंतरिक नियंत्रण और लेखा परीक्षा का एक महत्वपूर्ण तत्व है। एक चालान पर प्रभार जिम्मेदार प्रबंधन कर्मियों द्वारा अनुमोदित होना चाहिए।
- आम तौर पर चालान भुगतान की शर्तों, यूनिट की लागत, शिपिंग, हैंडलिंग और लेनदेन के दौरान उल्लिखित किसी भी अन्य शर्तों को रेखांकित करते हैं।
- चालान कागज के रूप में हो सकते हैं, लेकिन ई-चालान बहुत अधिक सामान्य हो गए हैं।
चालान और देय खाते
इन्वेंट्री इन्वेंट्री नियंत्रण, लेखांकन और कर उद्देश्यों के लिए एक उत्पाद की बिक्री को ट्रैक करती है। कई कंपनियां उत्पाद को भेजती हैं और बाद की तारीख में भुगतान की उम्मीद करती हैं, इसलिए देय कुल राशि खरीदार के लिए देय खाता और विक्रेता के लिए प्राप्य खाता बन जाती है।
पेपर-आधारित होने के बजाय आधुनिक-दिन के चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रसारित किए जाते हैं। यदि कोई चालान खो जाता है, तो खरीदार विक्रेता से एक प्रति का अनुरोध कर सकता है। एक इनवॉइस का उपयोग ऋण की उपस्थिति का प्रतिनिधित्व करता है, क्योंकि विक्रेता ने एक उत्पाद भेजा है या कैश अप फ्रंट प्राप्त किए बिना एक सेवा प्रदान की है।
चालान खरीद आदेशों से भिन्न होते हैं, जो ग्राहक द्वारा किसी अच्छी या सेवा के आदेश से पहले बनाए जाते हैं।
चालान और आंतरिक नियंत्रण
चालान आंतरिक नियंत्रण के लेखांकन का एक महत्वपूर्ण तत्व है। एक चालान पर प्रभार जिम्मेदार प्रबंधन कर्मियों द्वारा अनुमोदित होना चाहिए। वैकल्पिक रूप से, एक इनवॉइस खरीद आदेश से मेल खाता है, और जानकारी को समेटने पर, अनुमोदित लेनदेन के लिए भुगतान किया जाता है। एक लेखा परीक्षा फर्म यह सुनिश्चित करती है कि व्यय कटऑफ के लिए परीक्षण करते समय चालान को उचित लेखा अवधि में दर्ज किया जाए।
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