सकारात्मक पुष्टि
सकारात्मक पुष्टि एक ऑडिटिंग जांच है जिसमें ग्राहक को किसी वस्तु की सटीकता की पुष्टि करने के लिए प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होती है। सकारात्मक पुष्टि की पुष्टि की सटीकता की पुष्टि की जाती है कि मूल जानकारी सही थी या गलत होने पर सही जानकारी प्रदान करके।
चाबी छीन लेना
- सकारात्मक पुष्टि एक ऑडिटिंग जांच है जिसमें ग्राहक को किसी वस्तु की सटीकता की पुष्टि करने के लिए प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होती है।
- सकारात्मक पुष्टि की पुष्टि की सटीकता की पुष्टि की जाती है कि मूल जानकारी सही थी या गलत होने पर सही जानकारी प्रदान करके।
- सकारात्मक पुष्टिकरण का उपयोग देयताओं, निवेशों, बैंक खातों, खातों की प्राप्तियों और भुगतानों की मात्रा को सत्यापित करने के लिए किया जाता है।
सकारात्मक पुष्टि को समझना
सकारात्मक पुष्टि पुष्टिकरण प्रक्रियाओं का एक हिस्सा है जो ऑडिटर सूचना के विशिष्ट टुकड़ों की पुष्टि करने के लिए उपयोग करते हैं। पत्र के प्राप्तकर्ता को सटीकता की पुष्टि करने या जानकारी की आपूर्ति करने के लिए उत्तर देना है और उसे ऑडिटर को वापस भेजना है। लेखा परीक्षकों से आवश्यक जानकारी के कुछ उदाहरणों में निम्नलिखित की पुष्टि करना शामिल है:
- विभिन्न प्रकार की देनदारियों की मात्रा और विवरण
- शेष राशि सहित बैंक खाते की जानकारी
- इन्वेंटरी मात्रा और प्रकार
- निवेश या प्रतिभूति
- बिक्री सुनिश्चित करने के लिए बिक्री चालान की प्रतियां बनाई गईं
- उत्पादों को भेजना सुनिश्चित करने के लिए शिपिंग चालान की जानकारी या प्रतियां
पुष्टि विश्लेषण
लेखा परीक्षक देय खातों और खातों को प्राप्य या कंपनियों को सत्यापित करने के लिए सकारात्मक पुष्टि पत्र का उपयोग करते हैं। लेखा देयताएँ कंपनियों द्वारा अपने आपूर्तिकर्ताओं के लिए अल्पकालिक ऋण हैं। माल की बिक्री के लिए लेखा प्राप्य कंपनी के ग्राहकों द्वारा बकाया धन का प्रतिनिधित्व करते हैं। प्राप्तियों और भुगतानों में आमतौर पर 30, 60 या 90 दिनों के भुगतान की शर्तें होती हैं, जिसका अर्थ है कि उस समय सीमा के भीतर भुगतान करने की आवश्यकता है।
एक लेखा परीक्षक यह निर्धारित करके जांचे जा रहे खातों की सटीकता की पुष्टि कर सकता है कि क्या रिकॉर्ड कंपनी और उसके ग्राहकों के बीच हुए लेन-देन को सही ढंग से दर्शाते हैं। ग्राहकों से सीधे संपर्क करने से ऑडिटर्स को यह सत्यापित करने में मदद मिलती है कि सूचीबद्ध खाते वास्तव में मौजूद हैं, कि बकाया के रूप में दिखाए गए शेष सही हैं, और जो भुगतान प्राप्त हुए हैं, वे सही हैं।
लेखा प्राप्य अल्पकालिक संपत्ति हैं और कंपनियों द्वारा बैंकों से ऋण या वित्तपोषण प्राप्त करने के लिए संपार्श्विक के रूप में उपयोग किया जा सकता है। परिणामस्वरूप, यह महत्वपूर्ण है कि प्राप्य की पुष्टि करने के लिए प्राप्तियों का ऑडिट किया जाता है और साथ ही यह सुनिश्चित किया जाता है कि बिक्री से प्राप्त धनराशि को समय पर एकत्र किया जा रहा है।
यदि कोई कंपनी अपने खातों को देय रिकॉर्ड का ऑडिट करना चाहती है, तो उसे ऋण दायित्वों या लेनदार भुगतानों से जुड़े किसी भी निवर्तमान धन की समीक्षा करनी चाहिए। इस प्रक्रिया के लिए बिलों की समीक्षा और भुगतान के साथ उन राशियों के सामंजस्य की आवश्यकता हो सकती है जिन्हें दर्ज किया जा रहा था। इसके अतिरिक्त, व्यवसाय सटीकता की पुष्टि करने के लिए भुगतान खातों से वास्तविक निकासी के लिए उपरोक्त राशि का मिलान करने का विकल्प चुन सकता है।
सकारात्मक बनाम नकारात्मक पुष्टि
जबकि सकारात्मक पुष्टि के लिए मूल रिकॉर्ड की सटीकता के बावजूद समर्थन की जानकारी की आवश्यकता होती है, नकारात्मक पुष्टि के लिए केवल एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है अगर कोई विसंगति हो। एक नकारात्मक पुष्टि अनुरोध के दौरान, एक व्यवसाय को यह पुष्टि करने के लिए कहा जा सकता है कि खाता राशि एक विशिष्ट राशि में सूचीबद्ध है, जैसे $ 100, 000। यदि चालू खाता शेष $ 100, 000 है, तो अतिरिक्त कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है। यदि शेष राशि भिन्न होती है, तो अंतर को समझाने के लिए अतिरिक्त जानकारी प्रदान की जानी चाहिए। यदि पत्र में उल्लिखित घटना के ऑप्ट-आउट करना चाहते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए नकारात्मक पुष्टि पत्रों का भी उपयोग किया जाता है।
यदि किसी व्यक्ति या व्यवसाय के रिकॉर्ड को आमतौर पर अत्यधिक सटीक माना जाता है, तो नकारात्मक पुष्टि का अधिक उपयोग किया जाता है। आमतौर पर, एक नकारात्मक पुष्टि प्राप्त करने वाली कंपनी को कठोर आंतरिक आवश्यकताओं और व्यावसायिक प्रथाओं के बारे में माना जाता है। परिणामस्वरूप, ऑडिटरों के लिए नकारात्मक पुष्टि बहुत कम खर्चीली और समय-गहन होती है क्योंकि उन्हें आमतौर पर केवल एक पत्र भेजने की आवश्यकता होती है।
इसके विपरीत, सकारात्मक पुष्टि अनुरोध अधिक शामिल हैं क्योंकि वित्तीय अभिलेखों को सुसज्जित किया जाना चाहिए, भले ही पत्र में मूल जानकारी सही थी। इसके अलावा, यदि कंपनी की पुस्तकों में त्रुटियां होने का संदेह है, तो सकारात्मक पुष्टि अनुरोधों का उपयोग करने की अधिक संभावना है। हालांकि, एक सकारात्मक पुष्टिकरण पत्र जटिल लेनदेन में अधिक सामान्य है क्योंकि यह अधिक सटीक है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी एक ही पृष्ठ पर हों- या एक ही वित्तीय जानकारी हो। ऋण देने में, उदाहरण के लिए, ऑडिटर बैंकों और कंपनियों के लिए ऋण की सही राशि का पता लगाने के लिए सकारात्मक पुष्टि का उपयोग करते हैं।
परिणामस्वरूप, एक सकारात्मक पुष्टिकरण नकारात्मक पुष्टि की तुलना में वित्तीय जानकारी का बेहतर प्रतिनिधित्व करता है क्योंकि यह एक स्पष्ट अनुरोध है जो प्राप्तकर्ता द्वारा वापस कर दिया गया है। यदि कोई विवाद उत्पन्न होता है, तो एक सकारात्मक पुष्टि भौतिक प्रमाण है कि जानकारी की पुष्टि की गई थी।
सकारात्मक पुष्टि का उदाहरण
यदि आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) द्वारा किसी व्यक्ति या व्यवसाय इकाई को ऑडिट के लिए चुना जाता है, तो करदाता को चयनित कर रिटर्न पर सूचीबद्ध जानकारी की पुष्टि करने के लिए रिकॉर्ड का उत्पादन करना चाहिए। ऑडिट में आय के सभी स्रोतों के लिए एक सकारात्मक पुष्टि अनुरोध, लागू की गई कटौती का सत्यापन, और दावा किए गए लाभ या हानि का प्रमाण शामिल हो सकता है। भले ही ऑडिट के लिए आवश्यक जानकारी जो बताई गई थी, ऑडिट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सभी साक्ष्य प्रस्तुत किए जाएं।
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